L’onboarding pour les nouveaux collaborateurs

Par le passé, les processus d'onboarding s’appliquaient surtout aux postes à responsabilité. L'objectif est d'assurer la bonne intégration des nouveaux collaborateurs ou cadres dans l’entreprise, afin qu'ils puissent rapidement s'adapter à leur environnement et mettre toute leur énergie dans leur nouvelle fonction. Un onboarding ciblé doit permettre de renforcer les liens avec l’employeur et le domaine d'activité, ainsi que de consolider la collaboration et la confiance mutuelle. La démarche vise aussi à pallier les fréquents changements de poste.

L'idée première était de transposer les effets de l'onboarding dans le domaine du travail social. Trois niveaux ont été privilégiés dans ce contexte : le niveau professionnel, le niveau social et le niveau culturel.

Dans le cadre des préparatifs pour le déploiement de l'onboarding dans le secteur du travail social, l'entreprise anstellunghochzwei, créée spécialement à cette fin, a mené des entretiens avec des professionnels ayant quitté une organisation peu après leur arrivée. Il en ressort que les raisons d'un départ rapide sont très diverses. Il s'agit toutefois souvent de divergences de point de vue ou de position. Par ailleurs, un changement ou départ d’une organisation relève souvent d’attentes et d’exigences différentes, ainsi que de relations mutuelles insatisfaisantes. Il a également été constaté que des malentendus ou attentes peu claires surviennent à plusieurs égards. À défaut d’être abordés et discutés en toute transparence, ils se soldent souvent par la décision de quitter l'organisation.

Un processus accompagné et ciblé doit permettre de prévenir les éventuels malentendus et déceptions et, si nécessaire, d’aider à les clarifier et interpréter. L'intervention d'un expert externe est un avantage, puisqu’il fera office de médiateur.

Dans le cadre d’un processus concerté et d’un développement commun, la procédure élaborée a pu être testée sous la forme d'un essai pilote avec les services sociaux de Winterthour. Il est apparu que certains thèmes doivent être pris en compte tant du point de vue des collaborateurs que de la direction, en particulier en présence de différents responsables de services et de plusieurs équipes. Le cas échéant, la démarche requiert à la fois une grande transparence et une totale discrétion, d’autant plus que le coach assiste à l'échange entre employés et responsables, et qu’il est tenu d’informer l'organisation. Sans règles de communication fiables, les personnes impliquées ne s'engageront guère dans le processus, ce qui est clairement ressorti lors du coaching de groupe.

Les offres de l’entreprise anstellunghochzwei, soutenu par socialdesign ag et CM Integra GmbH, englobent les domaines suivants :

Dans tous les domaines, il s'agit d'instaurer dès le départ une communication ouverte entre les deux parties et de présenter de manière transparente la position de l'organisation vis-à-vis de ses collaborateurs. Ainsi, la philosophie et l’orientation de l'employeur sont claires dès le début du recrutement, de même que l’objectif prioritaire d’assurer une intégration complète et de créer un lien mutuel fort. Le coach externe peut déjà être impliqué dans cette étape afin d’exposer les objectifs de l'onboarding lors de l'entretien d'embauche.

L’accompagnement externe du processus de matching doit permettre de clarifier les positions et attentes mutuelles. Celles-ci doivent absolument concorder pour une relation de travail fructueuse. L’utilisation d’un outil de matching permet de mettre en exergue les positions et attentes mutuelles, ainsi que les éventuelles coïncidences ou différences.

L'onboarding lui-même favorise l'intégration au sein de l’entreprise, ainsi que vis-à-vis des tâches à assumer. Selon les phases, la personne coachée et le coach examinent le déroulement du processus d'intégration, réfléchissent aux thèmes à aborder et aux questions associées. En cas de questions d’ordre général, le coach se tient à disposition, en accord avec la personne coachée et la direction, pour clarifier certains points et réaliser des entretiens de médiation. Cette démarche se déroule en accord avec les deux parties et dans le respect de la protection des données, notamment à l’égard de l'organisation. Les séances de coaching s’échelonnent sur une période de sept à neuf mois et traitent de thèmes réflexifs, qui peuvent être de nature professionnelle ou liés à une position ou un point de vue concret.

Le quatrième volet de l’offre, le transfert de connaissances, permet d’informer les organisations intéressées des thèmes identifiés, de l'éventuel potentiel d'amélioration et des points à prendre en compte lors de l’accueil de futurs collaborateurs.

La procédure susmentionnée, testée au sein des services sociaux de Winterthour, a permis d'accompagner des professionnels du travail social tout au long du processus de recrutement, qu'il s'agisse de travailleurs sociaux débutants ou expérimentés. Dans l'ensemble, les coachings ont répondu à un réel besoin des collaborateurs. Ceux-ci ont confirmé leur utilité  pour intégrer une organisation, assumer la nouvelle fonction et les tâches associées. La direction a également relevé la grande utilité de la réflexion et de la discussion avec les nouveaux collaborateurs et responsables de service en matière d’identification des besoins, de procédure d'intégration et d’expériences enrichissantes. Les questions ont ainsi pu être clarifiées, ce qui renforce la sécurité au travail et la confiance en soi des collaborateurs pour contribuer au final à l'instauration d'un climat de confiance mutuel.